Quien almacena incorrectamente sus archivos pone en riesgo sus documentos. Te contamos los seis errores más comunes al guardar archivos que pueden comprometer la seguridad de tus datos:

1. No hacer copias de seguridad regularmente
   Un fallo en el equipo, un ataque cibernético, un error humano o un desastre natural pueden llevar a perder documentos. Por eso, uno de los errores más extendidos es no hacer copias de seguridad periódicas de los archivos digitales. Para proteger tu información, haz varias copias de los archivos importantes y almacénalas en lugares diferentes, como discos externos y servicios en la nube. Así, si una copia se pierde o se daña, siempre habrá un respaldo disponible.
2. Obviar las medidas de seguridad
   Si no utilizas medidas de seguridad para preservar archivos digitales, expones tu información a posibles accesos no autorizados, hacking o malware. Para evitarlo, es esencial que emplees contraseñas, cifrado, controles de acceso, programas actualizados y software de seguridad para prevenir ataques.
3. Utilizar formatos propietarios o poco comunes
   Si eliges formatos propietarios (que solo pueden leerse con un programa específico de una empresa), esos formatos pueden volverse inaccesibles si el software deja de actualizarse o la empresa desaparece. Para evitar la pérdida de información, elige formatos de archivo que sean ampliamente utilizados, estables y compatibles con diferentes plataformas. Si empleas formatos creados y controlados por una sola empresa, asegúrate de que puedan utilizarse en diferentes sistemas operativos y programas.
4. No actualizar los soportes de almacenamiento
   Los dispositivos físicos –USB, CDs, teléfonos… – tienen una vida útil limitada, y los equipos que permiten leerlos pueden dejar de estar disponibles. Por eso, es un error no migrar los archivos a las nuevas tecnologías y formatos para que nuestros datos estén siempre accesibles.
5. Guardar archivos con nombres demasiado largos
   En ocasiones utilizamos nombres muy largos para los archivos o los guardamos dentro de muchas carpetas anidadas, lo que nos puede traer problemas al abrirlo o moverlo más adelante. Esto se debe a que los sistemas tienen un límite de longitud para la ruta completa del archivo, es decir, todo el camino desde «Este equipo» hasta el nombre del archivo. Por eso, la recomendación es usar nombres de archivo cortos y claros (mejor “informe_marzo.pdf” que “informe_mensual_muy_largo_para_el_departamento_de_administracion_marzo2025_versiondefinitiva.pdf”). Y si recibes un archivo con un nombre muy largo, renómbralo antes de moverlo o editarlo.
6. Falta de metadatos o descripciones adecuadas
   Muchas personas almacenan archivos sin metadatos, esto es, sin información descriptiva que facilite su identificación y contexto. La falta de esta información puede impedirte localizar y poner en contexto un archivo, especialmente cuando hay un volumen importante de información. Por eso es esencial etiquetar y describir correctamente los archivos.

   Si quieres conservar tu información, evita estos errores y toma las medidas necesarias para asegurar su disponibilidad y buen estado a largo plazo.