Qué son los metadatos

Cada vez que tomas una foto, escribes un documento o envías un correo, se genera una capa de información invisible que acompaña al archivo: los metadatos. Son datos que describen al propio dato. Pueden señalar quién creó el archivo, cuándo y dónde lo hizo, con qué dispositivo y bajo qué ajustes; también registran versiones, permisos y palabras clave que facilitan su localización.

Gracias a ellos, los buscadores encuentran un informe en segundos, las plataformas de streaming sugieren la siguiente canción y las empresas prueban la autoría de un documento. Esa misma huella digital, sin embargo, puede revelar más de lo que querríamos, como por ejemplo la ubicación exacta de una fotografía, el historial de ediciones de un contrato o la identidad del autor de un documento anónimo. La riqueza contextual que aportan los metadatos es, a la vez, su mayor utilidad y su mayor riesgo.

Por qué eliminar los metadatos

Los metadatos actúan como etiquetas internas que describen quién creó un archivo, cuándo lo editó y, en muchos casos, desde qué lugar o con qué dispositivo. Cuando compartimos un documento de trabajo, una fotografía o una presentación, esos campos pueden revelar información que nunca pretendíamos mostrar. Un atacante podría aprovecharlos para perfilar a una persona, planificar un ataque o desacreditar a una empresa mostrando versiones internas de un contrato. Incluso sin mala fe, un reclutador o un cliente puede formarse una opinión a partir de detalles que nada tienen que ver con la calidad del contenido.

Además del riesgo reputacional, existen obligaciones legales. Normativas como el RGPD exigen limitar la difusión de datos personales, y muchas licitaciones públicas o auditorías internas piden entregar archivos limpios para proteger la propiedad intelectual y la confidencialidad. Por eso, integrar el borrado de metadatos en el flujo habitual (antes de enviar un e-mail, subir un informe a la nube o publicar una imagen en redes) se ha convertido en una medida tan básica como usar contraseñas robustas o cifrar copias de seguridad. Eliminar esa capa invisible es, en definitiva, una forma sencilla y efectiva de reducir superficie de ataque, cumplir con la normativa y asegurarse de que solo la parte visible del archivo cuente la historia. 

MetaAni: solución para el borrado controlado de metadatos

MetaAni es una aplicación de escritorio creada por ANIMSA para simplificar el tratamiento de metadatos en documentos administrativos. Su propósito es suprimir la información sensible antes de que los archivos salgan del entorno interno (por ejemplo, cuando se publican en la web corporativa, se incluyen en una notificación fehaciente o se adjuntan a un correo electrónico) y asegurar el cumplimiento del Esquema Nacional de Seguridad (ENS).

La herramienta funciona con un sistema de plantillas predefinidas que establecen de forma automática las acciones a realizar sobre los metadatos: qué conservar, qué sustituir por valores predeterminados y qué eliminar. Estas plantillas vienen configuradas por defecto y no son modificables por el usuario o usuaria, lo que garantiza una aplicación coherente y uniforme de los criterios establecidos. Admite tanto limpiezas puntuales como masivas. Basta con arrastrar varias carpetas o señalar una ruta completa del servidor y MetaAni limpiará todos los documentos compatibles y generará copias listas para su difusión. Así, las entidades públicas reducen el riesgo de filtraciones, agilizan las revisiones y convierten la eliminación de metadatos en un paso rutinario de su flujo de trabajo.

Implantación de MetaAni

La implantación de MetaAni se llevará a cabo de forma progresiva. En una primera fase, prevista para comenzar en el mes de agosto, la aplicación será desplegada en las entidades locales actualmente adheridas a la Oficina de Seguridad. Cabe destacar que el manejo de la aplicación es ágil e intuitivo, lo que facilita su adopción sin necesidad de una formación extensa.

Posteriormente, y una vez completada esta fase, se procederá a extender la implantación al resto de entidades que lo deseen.