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La implantación de la Administración Electrónica requiere de una serie de actuaciones en las Entidades Locales necesarias para alcanzar las exigencias de las leyes 39/2015 y 40/2015. Estas leyes suponen una gran revolución administrativa, que requieren de una transformación digital de la Administración y que conllevan una serie de obligaciones a distintos niveles.

Disponer de herramientas y recursos para garantizar la relación electrónica con los ciudadanos, tramitar electrónicamente los expedientes, garantizar el Derecho a la información y la transparencia son algunas de las obligaciones que las leyes 39/2015 y 40/2015 marcan. El compromiso con estas obligaciones servirá para materializar la transformación digital de la Administración.

Esta transformación digital no es algo que afecta exclusivamente a la tecnología sino que afecta a toda la administración. Limitarla al ámbito tecnológico es un grave error, porque el cambio ha de venir impulsado por las personas. Es importante ser conscientes de que la tecnología ofrece sólo una parte de la solución a los retos de gestión de información y documentos y de la mejora de los servicios. Se trata de un proceso transversal en el que hay aspectos tecnológicos, organizativos y culturales.

Algunos de los pilares de este proceso son:

• La implicación de toda la entidad: La incorporación de nuevas herramientas tecnológicas implica un cambio organizativo y funcional, que hay que tener en cuenta para garantizar un funcionamiento electrónico interno y entre administraciones. Como ejemplo de cambio funcional, la transformación de las oficinas de registro en Oficinas de Asistencia al Ciudadano en donde los empleados públicos tendrán que ayudar al interesado a realizar sus trámites por vía electrónica.
• Simplificación administrativa que permita reducir plazos, recursos y documentos. No se trata de trasladar el expediente del papel al formato electrónico, sino que hay que verlo como una oportunidad de rediseñar y simplificar los trámites y por tanto la documentación que pedimos a los ciudadanos. También se ahorra tiempo en la fase de tramitación porque ahora está en parte automatizada. Por ejemplo, se sustituyen muchas firmas por “sellos electrónicos” y en consecuencia se ahorran recursos internos.
• Centrar el cambio en el ciudadano. No toda la ciudadanía conoce el derecho de relacionarse electrónicamente con la administración, o no conoce como materializarlo. Es necesario informar, comunicar y explicar el nuevo tipo de relación con la ciudadanía para que pueda ejercer sus derechos y cumplir con sus obligaciones por vía electrónica.
• La administración electrónica es una administración sin papeles, para lo cual, habrá que disponer de una política de gestión documental que permita la gestión interna de los documentos electrónicos desde el inicio del procedimiento hasta su archivo. El procedimiento se basa en la trazabilidad, seguridad y fehaciencia del documento electrónico. Dichos documentos, así como cualquier otra información que obre en poder de la administración, deben ser accesibles, pudiendo el interesado en un procedimiento acceder al mismo a través de la sede electrónica.

Son muchos los pasos necesarios para esta transformación digital pero sin duda servirán para conseguir una mayor eficacia y modernización en la prestación de servicios al ciudadano.