«La herramienta Intercambio Seguro puede ser muy útil para cualquier área que trabaje con archivos pesados»

Desde el pasado mes de junio, el Servicio de Comunicación del Ayuntamiento de PAMPLONA está utilizando una nueva herramienta de Intercambio Seguro de archivos de ANIMSA. En muchos casos, se trata de archivos pesados que requieren medios adecuados para su envío. Tradicionalmente, este tipo de intercambios se ha resuelto con dispositivos físicos como los USB, o herramientas gratuitas on line, pero estos presentan riesgos de seguridad y no siempre garantizan un control adecuado sobre la información. El objetivo es facilitar el envío de documentación de forma ágil y protegida. En esta charla, vamos a conocer cómo está siendo la experiencia de uso, qué ventajas aporta en el día a día. Una conversación para entender mejor cómo esta solución está funcionando en la práctica.

En muchos casos, el envío de documentación implica no solo compartir información sensible o confidencial, sino también archivos “pesados” que no pueden ser enviados por las aplicaciones de correo electrónico más usadas. ¿Es habitual, en vuestra área, el envío de este tipo de documentación a personal externo?
Sí, en el Servicio de Comunicación enviamos y recibimos continuamente todo tipo de material gráfico y audiovisual. Diariamente enviamos a los medios de comunicación imágenes que toman los fotógrafos municipales de los distintos actos informativos, o videonoticias que muestran la actividad del Ayuntamiento de forma audiovisual. Asimismo, recibimos todo tipo de creatividades para ilustrar y completar las noticias, subir a nuestras redes sociales, colgar en la página web municipal o publicar anuncios. También en ocasiones trabajamos con archivos PDF muy pesados. Para poder trabajar ágilmente con este tipo de archivos necesitamos sistemas de intercambio de información prácticos, cómodos y rápidos.

Existen otras herramientas en el mercado con las que intercambiar archivos pesados ¿En qué se diferencia la solución de ANIMSA de otras soluciones? 
Si lo comparamos con un USB, la principal ventaja de este sistema es la seguridad. Los USB no siempre son seguros y gracias a esta herramienta incrementamos nuestro nivel de seguridad, tal y como se requiere en la certificación del ENS. Además, con este sistema se puede trabajar a distancia, sin necesidad de reunirse físicamente para compartir los documentos y se puede controlar con quién se comparte la información. Respecto a wetransfer, es un sistema muy diferente. Las principales diferencias que veo son su facilidad de su uso, el control de la caducidad, la posibilidad de organizar la información por carpetas o de descargar únicamente lo que deseas. En cuanto a Google Drive, como decía, es el más similar en su funcionamiento, pero al ser un sistema propio de ANIMSA, en Intercambio Seguro no se sube la información a sistemas externos, garantizando y protegiendo así la seguridad de la información.

¿Cómo fue la primera toma de contacto con la herramienta? ¿La puesta en marcha y la curva de aprendizaje fueron fáciles?
Recibimos un curso para aprender a utilizar el sistema a principios de junio. Mari Carmen Galarza, de ANIMSA, contactó con nosotros porque detectó que esta herramienta podía ser muy útil para enviar y recibir archivos en nuestro servicio y desde Gerencia del Ayuntamiento de Pamplona se consideró también que podíamos servir de prueba piloto para luego trasladarlo al resto de servicios del Ayuntamiento.
Su uso es muy sencillo. La formación que ANIMSA nos ofreció duró menos de dos horas y fue suficiente para aprender a manejarlo. Es intuitivo y además se parece mucho a Google Drive, sistema con el que ya estábamos familiarizados.

¿Cree que puede resultar útil también en otras áreas?
Por supuesto. Este sistema puede ser muy útil para cualquier área que trabaje con archivos pesados de cualquier tipo, como planos, informes o lotes de documentos, y necesiten compartirlos con personas de fuera del Ayuntamiento de forma ágil y segura, ya sean materiales audiovisuales, planos, memorias…