ANIMSA

Javier Ollo, alcalde, Maialen López, interventora y Patxi Peral, proveedor del Ayuntamiento de Altsasu-Alsasua. Los tres participantes e impulsores del proyecto Factura Electrónica.

La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público tiene por objetivo reducir la morosidad del sector público y mejorar el control contable de las facturas pendientes de pago. El Ayuntamiento de Altsasu-Alsasua ha conseguido en pocos meses que todas sus facturas se gestionen de forma electrónica. Tres de los protagonistas del proyecto nos cuentan su experiencia.

Con el cumplimiento de esta ley se contribuye a mejorar el control del gasto público y se refuerza la transparencia de las Entidades Locales. ¿Cómo fueron los primeros pasos del Ayuntamiento en este proyecto?

Maialen López: ANIMSA nos presentó el proyecto en una reunión y en ese momento ya vimos que era el camino a seguir. Conocíamos la aplicación que nos ofrecía el Ministerio, pero el control que permitía sobre cada factura era mucho menor que el de la solución de ANIMSA. Poder realizar un seguimiento de la factura durante todo el proceso es fundamental a la hora reducir el periodo de pago a proveedores.

Javier Ollo: Cuando vimos la aplicación, nos dimos cuenta de que iba más allá de lo que realmente pedía la ley. Apostamos por este proyecto, por supuesto porque la legislación nos obligaba, pero sobre todo para poder tener mayor control y realizar una mejor gestión con el objetivo de facilitar el pago a los proveedores. Finalmente, lo que buscamos es mayor eficiencia y eficacia en el Ayuntamiento.

Habéis conseguido en muy pocos meses, lo que otros ayuntamientos con bastantes más recursos aún no han logrado, ¿cuál ha sido el secreto?

Maialen López: Nosotros técnicamente partíamos de cero, ni siquiera teníamos instalado SEPAL. En un primer momento seleccionamos a un grupo de proveedores como piloto. Enseguida nos marcamos como fecha clave el uno de enero de 2016. Desde ese día, no aceptamos más facturas en papel. Sin embargo, el mayor esfuerzo que todos tuvimos que hacer fue un cambio de mentalidad.

Javier Ollo: Tenemos claro que el trabajo no se termina con la imposición de una fecha. Después del 1 de enero se ha realizado una labor muy importante de concienciación.

Patxi Peral: Desde el punto de vista del proveedor, al principio asusta un poco, porque es algo nuevo. Sin embargo, fuimos al Ayuntamiento y allí Isabel Bengoetxea nos informó y ayudó en todo lo que necesitábamos. Te das cuenta de que al final hay más ventajas que inconvenientes; la operatoria es sencilla y además se cobra antes. Además, como proveedores tenemos más control sobre la factura. Al realizar el envío por este método tenemos la constancia absoluta de que ha llegado al Ayuntamiento. Anteriormente, por correo electrónico u ordinario había más posibilidades de que se traspapelase la factura.

Como comentáis, es fundamental para que el proyecto realmente funcione, que todos los implicados conozcan los beneficios del mismo. ¿Cómo lo habéis conseguido?, ¿qué recomendaríais a otros Ayuntamientos que empiecen con este proyecto?

Maialen López: La labor informativa y divulgativa es fundamental. Mandamos cartas a todos los proveedores, realizamos una charla informativa, publicitamos el proyecto a través de la web municipal… En un principio, incluso dábamos citas individuales para poder atender correctamente a todos. En este momento, cada vez que viene una factura en papel, se le envía una carta al proveedor, explicándole la necesidad de realizar él envió electrónico de la factura.

Javier Ollo: A otros ayuntamientos, que quieran implantar el proyecto Factura Electrónica, les recomendaría que den el salto cuanto antes, puesto que mientras conviven los dos sistemas, facturas electrónicas y facturas en papel, el trabajo se duplica.

¿Ha compensado el esfuerzo realizado?

Javier Ollo: Éramos conscientes de que la mayoría de nuestros proveedores eran pequeños proveedores. Esto a veces implicaba un esfuerzo extra por su parte, debido a la falta de recursos. Muchos no tenían firma electrónica o no la habían utilizado nunca. Sin embargo, conseguir adelantar la fecha de pago de las facturas, también ha sido especialmente interesante para ellos.

Maialen López: En este momento estamos realizando los pagos entre 15 y 20 días, por lo que a pesar del esfuerzo que ha supuesto para todos, los proveedores, en general, nos han transmitido que están contentos con la aplicación. Es verdad que al principio había resistencia al cambio, sin embargo más de un proveedor nos ha asegurado que ahora no volverían al sistema anterior.

Patxi Peral: Por supuesto. Como en todo, al principio hay que adaptarse y supone un esfuerzo. Lo mismo que nos pasó hace unos años con el uso del ordenador o del correo electrónico, pero al final, compensa.

El proyecto factura electrónica tiene dos caras, una la de los proveedores y otra la gestión interna dentro del Ayuntamiento, ¿Cómo ha sido el proceso de implantación internamente?

Javier Ollo: Al igual que en el caso de los proveedores, la implantación de la Factura Electrónica ha supuesto un cambio en la manera de trabajar y de gestionar todo el proceso. Ha sido imprescindible la implicación de las personas que trabajan en el Ayuntamiento para poder llegar a buen puerto. Hay que destacar que más allá del trabajo diario, los trabajadores del Ayuntamiento han aportado y siguen aportando ideas para mejorar el sistema a nivel interno.

¿Cuál es el siguiente reto del Ayuntamiento en esta área?

Maialen López: Seguimos pensando en mejorar el servicio que el Ayuntamiento ofrece y buscamos proyectos que permitan ir disminuyendo el papel en el Ayuntamiento. El siguiente objetivo es conseguir la conformidad de la factura y el visto bueno por parte de las áreas municipales de forma electrónica.