ANIMSA

Begoña Alzugaray Lecuona e Izaskun Etxeberria Larburu del Ayuntamiento de Lesaka, sobre la implantación de la Administración Electrónica, concretamente, sobre la aplicación de expediente electrónico.

Más allá de que se trata de una obligación, ¿cómo habéis afrontado en el Ayuntamiento de Lesaka la implantación de la Administración electrónica?

Begoña Alzugaray. En general, lo hemos afrontado de forma muy positiva. En nuestro caso nos ha resultado especialmente útil la aplicación de expediente electrónico, ya que para nosotras es una herramienta básica para el funcionamiento del Ayuntamiento.

Izaskun Etxeberria. Así es. Yo destacaría que lo importante es que desde este Ayuntamiento se apostado al 100% por la implantación de la administración electrónica, de forma que no se ha vivido como una imposición  sino que los y las que trabajamos aquí creemos y apostamos por ella.

Desde hace años sois una de las entidades locales que más utilizáis el Gestor de Expedientes. ¿Cuál es la clave de este éxito?, ¿es la tipificación fundamental para conseguir una implantación adecuada?

Begoña Alzugaray.  Una parte importante del éxito ha sido que hemos podido ver las “tripas de la herramienta”, lo que nos ha ayudado,  por un lado, a crear los diferentes tipos de expedientes y por otro, a ver las posibilidades que tiene. Saber que puedo hacer pruebas y que si luego no funciona puedo volver atrás, para mí ha sido fundamental para adaptar el gestor a nuestras necesidades.

Izaskun Etxeberria. Se realizó un trabajo previo que ha hecho que sea más sencillo modificar y aprovechar las posibilidades que ofrece el gestor. Gracias a ese trabajo previo, nosotros no hemos tenido que pasar por el vértigo que da enfrentarse a algo nuevo.

Begoña Alzugaray.  Además, yo destacaría que siempre hemos podido contar con ANIMSA cuando hemos tenido cualquier duda.  En este sentido, siempre nos hemos sentido arropados.

Hay bastante diferencia con otras aplicaciones y herramientas para las que nos tienen que dar el soporte desde Madrid y con las que no resulta tan sencillo contactar.

¿Cuáles han sido vuestras prioridades a la hora de implantar los diferentes tipos de procedimientos?

Begoña Alzugaray. Lo primero hicimos fue seleccionar para tipificar aquellos expedientes que más se utilizaban en ese momento, es decir, obras menores, aprovechamientos forestales, partes de trabajo, quemas de restrojos…  Ahora, el objetivo es ir ampliando poco a poco a más expedientes y finalmente conseguir eliminar el 100% del papel.

Izaskun Etxeberria.  Para lograrlo es necesario que el personal del Ayuntamiento tire y apueste por tipificar los expedientes y sacarle el mayor partido a la aplicación. Y como he comentado, en este Ayuntamiento tenemos la suerte de que todos los que trabajamos aquí apostamos por ello.

La implantación de nuevos procedimientos de trabajo y nuevas aplicaciones en ocasiones se encuentra con resistencias internas. ¿Cómo se ha percibido este cambio dentro de la institución?

Izaskun Etxeberria. La cultura de trabajo que tenemos dentro del Ayuntamiento es la de colaborar entre las áreas. Nuestro municipio no es ni demasiado grande, ni demasiado pequeño por lo que resulta muy fácil trabajar de esta forma colaborativa y no nos hemos encontrado ese tipo de resistencias.

Begoña Alzugaray.  Si tenemos cualquier duda, lo primero que intentamos es solucionarlo entre nosotros. Normalmente hay alguien que ha pasado por una situación parecida por lo que intentamos compartir ideas.

¿Cuáles son los puntos fuertes del gestor de expedientes y qué creéis que es necesario mejorar?

Izaskun Etxeberria. Se trata de un gestor que tiene mucha flexibilidad. La tipificación se realiza de tal manera que visualmente se pueden ver los pasos a seguir en cada expediente. Se adapta a nuestras necesidades, aunque por proponer alguna mejora nos gustaría más flexibilidad al adjuntar documentación al expediente registrado.

Begoña Alzugaray. Se trata de una herramienta muy visual y que al final nos ahorra tiempo, si lo comparamos con hace unos años, que teníamos que andar buscando el expediente en papel… Además, no solo nos beneficia a nosotros, sino que también mejora la calidad del trabajo y del servicio que se ofrece a la ciudadanía.

¿Está la ciudadanía cada vez más acostumbrada a relacionarnos con el Ayuntamiento de manera telemática?

Izaskun Etxeberria De momento el ciudadano prefiere el cara a cara. Especialmente en una Entidad como esta en la que nos conocemos todos. Sin embargo, nuestra misión es fomentar la administración electrónica. Somos las administraciones quienes tenemos que tirar el carro.

Begoña Alzugaray. Cada vez es más habitual para la ciudadanía utilizar aplicaciones como la web porque les resulta más cercana. Cuando publicamos la web hicimos una sesión de presentación a los vecinos en la que se explicaba las posibilidades que tenía, quizá se podría hacer lo mismo con otras aplicaciones, como por ejemplo con la sede electrónica.

Izaskun Etxeberria.  Todavía existe algo de desconfianza y que hay conseguir que se cambie ese chip, pero como decía, somos nosotros los que tenemos que impulsar su uso y en ello estamos. Por ejemplo, desde que se tomó la decisión en el Ayuntamiento de pedir todas las facturas de forma electrónica son residuales las facturas en papel. Eso sí, es importante que si nosotros pedimos y “obligamos” a que se utilice una determinada herramientas esta debe funcionar.

¿Creéis que algún día dejaremos de nombrar la Administración Electrónica, como algo ajeno y diferenciado de la propia Administración? 

Izaskun Etxeberria. Para nosotros solo es una manera diferente de relacionarse con el Ayuntamiento, pero sigue siendo la misma administración.

Begoña Alzugaray. Explicar y concienciar es la clave para que también la ciudadanía vea que solo se trata de otra forma de relacionarse con el Ayuntamiento, pero que no deja de ser el mismo Ayuntamiento.