ANIMSA

El Ayuntamiento de Los Arcos.

Coro Gómez, secretaria-interventora, Javier Chasco, alcalde, Oihane Fernández de las Heras y Marta Belaza,  administrativas, son parte del equipo de trabajo que en el Ayuntamiento de Los Arcos se encarga de la implantación de la Administración Electrónica. Hoy hablamos con ellos para que nos cuenten su experiencia.

El Ayuntamiento de Los Arcos ha sido pionero y piloto de muchos proyectos de ANIMSA. En noviembre de 2017, disteis los primeros pasos hacia la implantación de la administración electrónica. ¿Qué destacaríais de este camino?, ¿qué cambios se han producido internamente en la Entidad?

Coro Gómez. En el Ayuntamiento de los Arcos siempre hemos sido un equipo. Es decir, tenemos una cultura de compartir la información y de trabajar conjuntamente, lo que nos ha permitido adaptarnos a los cambios y afrontar el reto de la Administración Electrónica como equipo.

La verdad es que nosotros no arrancamos la Administración Electrónica con la Hoja de Ruta. Ya teníamos bastante camino hecho, puesto que siempre intentamos ser pioneros. Lo que tuvimos que hacer es adaptarnos a la nueva versión, simplificar, empezar a notificar, depurar trámites…

Oihane Fernández de las Heras. En este Ayuntamiento tenemos un volumen de servicios importante y la clave es coordinarnos entre nosotros para poder sacar adelante todo el trabajo. Buscar soluciones técnicas fáciles de compartir. Lo que hicimos fue incorporar e integrar la Administración Electrónica al día a día. En decir, apostamos por que todo lo que se pueda hacer electrónicamente se haga.

Marta Belaza. Además, es importante tener claro que no solo buscamos la gestión electrónica por un tema legal, sino que lo importante para nosotros es la apertura del Ayuntamiento a la ciudadanía, que es el que realmente nos lo puede exigir y por quien trabajamos.

Y dentro de este equipo, ¿qué importancia tiene que los políticos apuesten y respalden el proyecto?, ¿cómo se está viviendo el cambio entre alcalde y corporativos?

Javier Chasco. Debemos aprovechar que tenemos un equipo como el nuestro. Sería muy atrevido por la parte corporativa negarse a este cambio y no aprovechar las ventajas que nos aporta la Administración Electrónica.

En la vida cotidiana ya usamos las nuevas tecnologías, con más o menos naturalidad. Sin embargo, puede que en el caso de la Administración en un principio nos parezca una imposición para el ciudadano, pero realmente lo que se está haciendo es facilitar las cosas. Y ahí tenemos que estar para tirar del carro.

Las nuevas tecnologías nos permiten tener un trato más cercano con la ciudadanía. No solo son ventajas para los ciudadanos de Los Arcos, también los que viven en otros sitios pueden aprovecharse de estas ventajas.

En este camino seguro que se han producido momentos más complicados en los que parece que la tecnología en lugar de ayudar dificulta vuestro trabajo. ¿Os habéis sentidos acompañados por ANIMSA?

Marta Belaza. Efectivamente no solo se trata del desarrollo de una aplicación de Padrón, de INE, el IAE , la clave está en el acompañamiento y en la integración entre ellas. ANIMSA nos ofrece una solución en la que integración es fundamental.

Coro Gómez. Además de esta integración entre las aplicaciones, la solución de ANIMSA tiene otras ventajas. Por un lado, se trata de una solución compartida por varias entidades, por lo que nos beneficiamos del conocimiento que se genera entre todos, pero también tiene la flexibilidad necesaria para que cada Entidad pueda crear los tipos de expedientes que mejor se adaptan a sus necesidades.

¿Qué recomendarías a otros ayuntamientos aún están reticentes al cambio?

Coro Gómez. Que piensen que no es algo de futuro, sino de presente. Somos trabajadores de servicios y estamos para facilitar y ayudar. Además, les diría que tengan en cuenta las posibilidades que ofrece. Se trata de un gran avance que puedas acceder a todo electrónicamente y es que la Administración Electrónica es rápida, inmediata y sobre todo segura.

Oihane Fernández de las Heras. Antes entrabas a modificar o a crear un expediente y podías estar todo el día, ahora es todo mucho más sencillo. Es muy importante también el seguimiento que se le hace a los datos, el manejo de la información, la seguridad etc… la posibilidad de trabajar por bloques, por perfiles de usuarios, etc. Es verdad que en un primer momento es un incremento de trabajo, pero una vez que ya “lo tienes controlado” basta con establecer un protocolo y/o sistema y poco a poco ir sumando proyectos y novedades. Por ejemplo, en nuestro caso, hace muy poco que hemos puesto en marcha el bloque de expedientes de multas y una vez esté controlado seguiremos avanzando.

¿Cómo creéis que se ha percibido este cambio por parte de los ciudadanos?

Coro Gómez. Tenemos un ejemplo muy reciente. La implantación de la factura electrónica. Al principio costó, pero hoy en día nos permite tener mucha más seguridad, menos errores y más transparencia. Al final, la ciudadanía lo agradece. Con todos los proyectos intentamos actuar de la misma manera que con la factura electrónica. En decir, les ayudábamos en la oficina, por teléfono, por correo, participamos en las charlas divulgativas… El servicio de acompañamiento es fundamental y eso mismo queremos hacer con la notificación electrónica.

Marta Belaza. La ventaja de un pueblo como el nuestro es que nosotros sabemos con quién hablamos, de la misma manera que ellos saben que intentamos ayudarles buscando la manera de facilitar las cosas.

No nos olvidamos de que en Los Arcos hay mucha gente mayor y el papel para estas personas sigue siendo muy importante. Sin embargo, con el tiempo estamos consiguiendo un cambio de cultura, ya que se sienten apoyados por nosotros. Somos un Ayuntamiento que nos adaptamos a sus circunstancias y eso lo agradecen.

Seguís implantando nuevos trámites y servicios, nuevas bloques de expedientes. ¿Cuál será el siguiente paso?

Marta Belaza. Aunque estamos bastante avanzados, queda mucho en lo que seguir trabajando. Inversiones, cambio, renovación de equipos, problemas de conectividad… Por ejemplo, la adecuación de los equipo es importante y para eso el apoyo político es fundamental.

Coro Gómez. Nuestro objetivo es terminar de implantar el expediente electrónico en este 2019, especialmente la notificación electrónica fehaciente y que la ciudadania lo use con normalidad. Lo que intentamos es acercarles el Ayuntamiento y que se cambie la manera en la que se informa. Si explicas y acompañas en los cambios, los ciudadanos son mucho más receptivos y ese es el camino que queremos seguir.