ANIMSA

María Arratibel y Cristina Larrea, Directora y Oficial Administrativo de la Escuela de Música Joaquín Maya de Pamplona. Les acompañan, Iñigo de Diego y Eva Yáñez, técnicos de Animsa. Los cuatro han participado en el proyecto “Matriculaciones vía Web en la Escuela de Música Joaquín Maya”.

Facilitar la vida de los ciudadanos, evitar colas interminables y optimizar los recursos internos de la Escuela fueron algunas de las premisas con las que se decidió implantar el proyecto de matriculación vía Web en la Escuela de Música Joaquín Maya de Pamplona. Hoy hablamos con algunos de los protagonistas del desarrollo y la posterior implantación del proyecto.

Hasta 2014 las matriculaciones en la Escuela de Música se realizaban de forma presencial, ¿en qué momento decidisteis iniciar el proyecto y dar el salto a la tramitación web?

María Arratibel: El objetivo es claro: ayudar al ciudadano, mejorando el trámite de matriculación. La tramitación presencial resultaba realmente complicada para nosotros y para los usuarios, que al menos tenían que venir dos veces a la Escuela para realizar la matrícula.

Cristina Larrea: Todo surgió de forma muy natural. Desde la Escuela propusimos la necesidad, y la respuesta de ANIMSA fue inmediata. Contábamos con varias ventajas: experiencia positiva con las preinscripciones on-line (en funcionamiento desde el año 2009), una aplicación preparada para generar una propuesta de matrícula personalizada por alumno/a, puesto que existen multitud de variantes.

Con todas estas peculiaridades, ¿cómo fue el proceso de implantación?

María Arratibel: Cada Escuela de Música es diferente, tanto en los procesos de matriculación, planes de estudios, etc. Nosotros tenemos más de 1000 alumnos, lo que significa un volumen enorme y, como ya hemos comentado, con multitud de peculiaridades. Es por ello que la implantación habría sido imposible si no hubiéramos contado con la colaboración de todos.

Cristina Larrea: Fue fundamental ser capaces de transmitir a los técnicos de ANIMSA lo que queríamos en la Escuela y que ellos lo plasmasen en una aplicación que gestionara todo el proceso interno y en un trámite Web amigable, cercano y entendible para la ciudadanía.

Iñigo de Diego: Desde ANIMSA presentamos un prototipo a la Escuela y trabajamos sobre él, aplicando el sistema de tramitación por pasos. Hay que destacar que el trabajo se realizó de manera coral. En el proyecto estaba implicada tanto la Dirección, como la parte administrativa y técnica de la Escuela.

Eva Yáñez: Además, a la hora de desarrollar el sistema contamos con el respaldo de la Ley 11/2007 y la “Ordenanza sobre administración electrónica del Ayuntamiento de Pamplona”. También debíamos tener en cuenta que, en la mayoría de los casos, los alumnos son menores y no disponen de certificados digitales, por lo que el otro gran logro fue conseguir una identificación segura y ágil, sin firma electrónica.

Después de dos años desde la puesta en marcha, ¿qué creéis que aporta a la Ciudadanía y qué a la Escuela?

Cristina Larrea: La informatización del proceso de matrícula ha permitido a la Escuela incrementar tanto el número de alumnos como la oferta educativa, así como ahorros en los costes administrativos.

María Arratibel: Somos conscientes de que aun nos queda bastante por recorrer hasta conseguir que el 100 % de las matrículas se realicen de forma telemática, pero año a año vamos aumentando el número de tramitaciones on-line. Como Escuela nos ha aportado fluidez en el día a día, poder suprimir el papeleo que ocasionaba la matrícula presencial y conseguir una mayor agilidad en toda la tramitación.

Habéis comentado que es un trámite en continua evolución, ¿cúal es el siguiente reto?

María Arratibel: Debemos ser conscientes de que todavía los ciudadanos no están tan acostumbrados a estos procesos electrónicos como nos gustaría. Todavía hay una parte importante que no se siente cómoda, con la tramitación y el pago on-line. Ahí hay un reto importante, debemos realizar una campaña divulgativa, que ayude a quitar el miedo y demuestre las ventajas que tiene la matriculación on-line.

Iñigo de Diego: Pensando en aquellos ciudadanos que todavía hacen la matricula de forma presencial, nuestro próximo objetivo es instalar la cita previa. Paralelamente, entre las próximas actuaciones está la implantación de la matricula on-line para las “Agrupaciones Musicales” que están fuera del plan de estudios y la matriculación de nuevos alumnos que están en lista de espera.

Cristina Larrea: Esta es una aplicación que sigue creciendo. Continuamente nos aparecen casos nuevos que no se nos habían ocurrido en un principio, para afrontarlos seguimos contando con el apoyo y la colaboración de los técnicos de ANIMSA.