ANIMSA

Hoy hablamos con…

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María Gay-Pobes, letrada de la Gerencia de Urbanismo del Ayto. de Pamplona y Carlos Erice, técnico especialista de implantaciones de ANIMSA. Charlamos con ellos sobre el “Expediente Electrónico”.

hablamos_con_carlosHace dos años, la Gerencia de Urbanismo del Ayuntamiento de Pamplona decidió dar un paso adelante hacia la Administración Electrónica. Para este Organismo Autónomo del Ayuntamiento de Pamplona había llegado el momento de identificar y tipificar sus procedimientos a través de la herramienta “Gestión de Expedientes” de ANIMSA.

¿Por qué considerasteis que era necesario empezar este proyecto?

Carlos Erice. Hasta ese momento, en la Gerencia de Urbanismo se trabajaba con la aplicación de Expedientes de forma muy básica, puesto que para todas las tramitaciones se utilizaba el “expediente genérico”. Con este método se podía trabajar, pero se perdían muchas funcionalidades que la aplicación ofrece, como la clasificación de expedientes, la definición de un flujo determinado, la búsqueda,…

María Gay-Pobes. En ese momento confluyeron tres factores determinantes que permitieron dar un impulso a este proyecto. Por un lado, la Administración Electrónica ya estaba ahí. Teníamos un objetivo. En segundo lugar y aunque fuese únicamente con el expediente genérico, en Gerencia de Urbanismo ya se estaba utilizando la herramienta. Y como tercer factor, el hecho de que yo viniera del área de urbanismo del Ayuntamiento de Pamplona, y que allí trabajáramos con expedientes tipificados, ayudó a que se decidiera que era necesario tipificar también los nuestros.

¿Cómo son los primeros pasos en la implantación de un proyecto de estas características?

Carlos Erice. Lo primero que hicimos, aunque parece de “Perogrullo” fue detectar y analizar qué procedimientos se utilizaban. Recopilar y analizar adecuadamente esta información es imprescindible para el buen desarrollo de todo el proyecto. Aunque en un primer momento podemos pensar que lo tenemos muy claro, en ocasiones no somos conscientes de todo lo que realizamos y sobre todo del modo en el que lo realizamos.

María Gay-Pobes. En nuestro caso detectamos 52 procedimientos. Algunos son de uso diario y los tenemos bastantes controlados, otros en cambio únicamente los utilizamos una vez cada cuatro o cinco años, por lo que las casuísticas fueron muy diferentes.

Una vez detectados, ¿por dónde empezasteis?, ¿cuáles fueron los criterios de selección y de trabajo a la hora de la tipificación?

María Gay-Pobes. Comenzamos seleccionando 13, los más habituales dentro de los que afectan al Planeamiento Urbanístico. En una segunda fase, trabajamos con otros 11 y en breve, iniciaremos el tercer grupo con el resto.

A la hora de desarrollar la tipificación tuvimos en cuenta dos puntos de vista. Por un lado, trabajamos sobre la base de lo que marca la ley y por otro, sobre lo que necesitamos en la propia organización para que la herramienta sea lo más útil posible.

En nuestro caso, partíamos con ventaja. Al tratarse de una herramienta que ya está implantada en todo el Ayuntamiento de Pamplona, a nosotros nos llega muy pulida. Eso no significa que durante la implantación no hayan surgido dudas e incidencias específicas de nuestro trabajo. En este sentido, el apoyo de ANIMSA, concretamente poder contar con la experiencia de Carlos, que es el experto en el Gestor, ha sido fundamental para encontrar la mejor solución en cada caso.

Una implantación de este tipo no es fácil, ¿cuáles fueron las principales dificultades durante este proceso?

María Gay-Pobes. No podemos obviar que es un proceso costoso que implica un cambio de mentalidad. Ahí radica la principal dificultad a solventar. El papel nos sigue dando seguridad. Seguimos pensando que al poder tenerlo en la mano es más real y cuesta interiorizar que lo que se muestra en el ordenador es, incluso, más fiable.

Carlos Erice. No se trata solo de un cambio de tecnología, sino que consiste en replantearnos la manera en la que trabajamos. Implantar un proyecto como este nos obliga a pensar y a redefinir el modo de trabajo. ¿Cómo lo estoy haciendo?, ¿me parece adecuado?, ¿lo puedo mejorar para aprovechar los recursos?… En definitiva, replantearnos la propia organización.

El cambio siempre cuesta y la resistencia a él muchas veces es inevitable, pero hay que explicar y demostrar que merece la pena.

Las leyes 39/2015 y 40/2015 han sido un gran avance en la implantación de la Administración Electrónica, ¿Consideráis que es un buen momento para apostar por la Administración sin papeles?

Carlos Erice. La ley en este sentido ha sido empujón muy importante, porque no permite volver al papel. Hay que concienciar y explicar claramente las ventajas de la implantación de la Administración Electrónica. Un ejemplo claro lo encontramos en la Factura Electrónica. Los documentos no se pierden, se tramita de manera más rápida, los proveedores cobran antes, se pueden realizar los trámites desde cualquier lugar, en cualquier momento, etc.

María Gay-Pobes. En este sentido si tuviéramos que ponerle una pega es que todavía nos cuesta acostumbrarnos a la identificación electrónica y nos resulta demasiado engorroso el tema de la firma digital, pero estoy convencida que con el tiempo, mejorará.

Lo importante, tanto en este caso como en la mayoría de los proyectos de transformación digital, es empezar. No esperar a tener todo definido para comenzar, porque siempre va a aparecer algún tema que no teníamos contemplado.

La legislación en este sentido sirve para que la Administración invierta recursos, pero si no se cree en el proyecto difícilmente saldrá adelante. Lo verdaderamente importante es creer que el cambio significa una mejora.