“Con la migración del correo a Microsoft 365, hemos aumentado la capacidad de almacenamiento y la compatibilidad con dispositivos Apple”

ANIMSA ha comenzado la implantación del correo electrónico a través de Microsoft 365 entre sus clientes para mejorar el servicio a las entidades locales. Charlamos con Jon Gondán, alcalde de Zizur Mayor, sobre esta novedad y sobre la transformación digital en su municipio.

La transformación digital lleva años formando parte de la agenda de las administraciones públicas. ¿Qué papel juega dentro del proyecto de municipio de Zizur Mayor?

En este siglo XXI estamos viviendo una transformación digital a nivel mundial en todos los ámbitos: industria, comercio, banca, pymes… La pandemia supuso, además, un empujón para avanzar en esta digitalización.
En este escenario de cambio, creo que las administraciones no pueden quedarse atrás, deben sumarse al cambio para mejorar su gestión y el servicio a la ciudadanía. Nuestro grupo llevaba una propuesta de Ayuntamiento 24/7 y esto es posible gracias a la administración electrónica.
Es cierto que todavía existe una brecha digital, que parte de la población todavía no se siente cómoda y segura con esta tecnología o directamente no tiene los conocimientos para utilizarla. A esas personas es preciso ofrecerles alternativas, con atención presencial y otros canales para relacionarse con la Administración. Poco a poco como sociedad nos vamos familiarizando con las nuevas tecnologías y llegará un momento en el que la brecha digital no exista.

Recientemente el Ayuntamiento ha culminado la implantación del correo electrónico a través de Microsoft 365 con el acompañamiento de ANIMSA. ¿Qué objetivos perseguían al poner en marcha este cambio?
La migración a Microsoft 365 se realizó a mitades de junio y es por tanto muy reciente. El principal motivo que nos llevó a apostar por el cambio fue la necesidad de aumentar la capacidad de almacenamiento. Anteriormente llegábamos a la capacidad máxima del correo y teníamos que borrar mensajes. No resultaba operativo. A mí me sucedió en alguna ocasión que borré alguno que después necesité. Ahora contamos con capacidad casi ilimitada.
Otro de los objetivos ha sido favorecer la compatibilidad con diferentes sistemas operativos, ya que habíamos detectado algunos problemas de compatibilidad en el correo electrónico, sobre todo con el mundo de la manzanita. Microsoft 365 es compatible con dispositivos Apple, así que funciona tanto en ordenadores Mac como en iPhone y iPad. En este sentido creo que hemos mejorado mucho. Ahora el correo se puede consultar desde el iPhone y el Mac sin problemas.

Uno de los aspectos que más preocupa en este tipo de proyectos es la implantación. ¿Cómo ha sido el proceso?
Creo que ha sido bastante rápido, muy sencillo. En semana y media, tanto la plantilla como la corporación ya habíamos migrado el correo electrónico a Microsoft 365. Ha sido una implantación casi imperceptible, ya que no es un cambio ni tan siquiera visual, tan solo requería reiniciar el ordenador. Alguna incidencia puntual que se ha producido se ha solventado sin problema. En general, la migración ha sido rápida y sencilla.

¿Qué cambios ha supuesto esta implantación en la forma de trabajar de los equipos municipales?
El correo funciona muy bien, aunque ha transcurrido poco tiempo para valorar. Más adelante nos gustaría implementar Teams y toda la operativa de Microsoft 365 que permite el trabajo en línea y colaborativo, lo que sí supondrá un cambio importante en la forma de funcionar. El personal se tendrá que adaptar y formar, pero creo que es un cambio interesante que ofrece muchas posibilidades. Por ejemplo, varias personas podrán trabajar simultáneamente en línea el mismo documento.

Más allá de la tecnología, este tipo de proyectos implican un cambio cultural. ¿Cómo se está adaptando el personal municipal y la ciudadanía a este y otros cambios tecnológicos?
La administración electrónica ha supuesto un gran cambio tanto para el personal técnico y político municipal como para la ciudadanía. Cuando fui elegido alcalde hace 11 años todas las resoluciones se elaboraban en un documento Word, se pasaba a PDF y mediante una aplicación se firmaba; las convocatorias de pleno se enviaban por correo y a veces acababan en el spam… Con la sede electrónica Sedipualb@ se facilita la firma electrónica, la tramitación de expedientes, las notificaciones, etc.
Todo ello ha supuesto un cambio importante para plantilla y para corporativos y corporativas, que han ido aprendiendo este nuevo sistema que facilita el trabajo interno y el funcionamiento municipal. Se requiere mucha formación, práctica y, como en todo, paciencia. Ahora en el Ayuntamiento se está dando un relevo generacional y el nuevo personal que se está incorporando ya es nativo digital con una buena relación con las tecnologías, lo que ayuda a estos cambios.
En cuanto a la ciudadanía, la administración electrónica facilita la realización de trámites todos los días de la semana a cualquier hora. Ahora las vecinas y vecinos pueden realizar una instancia, una solicitud y otros trámites desde su casa y el fin de semana sin esperar a que abran las oficinas y sin necesidad de desplazarse.

¿Cuáles son los retos digitales que se plantea el Ayuntamiento de Zizur Mayor en los próximos años?
Queremos seguir desarrollando e implementando la administración electrónica, con nuevos trámites y mejoras. También ir introduciendo aplicaciones y tecnologías para adaptarnos a las nuevas necesidades que van surgiendo.
En los últimos años el uso del papel ha disminuido tanto a nivel interno como externo y esperamos seguir también avanzando en esa línea. Este año, por ejemplo, hemos dado la opción de que los recibos municipales se envíen por correo electrónico previa inscripción por parte de la ciudadanía.

¿Qué valor aporta contar con un socio tecnológico como ANIMSA en este proceso de transformación digital?
La transformación digital en las empresas y en la sociedad en general está siendo muy rápida. Yo en ocasiones he sido crítico con ANIMSA porque entendía que la administración local, la más cercana a la ciudadanía, no avanzaba a la misma velocidad. Es verdad que los cambios en la administración son complejos porque deben seguir los procedimientos, garantizar los derechos de la ciudadanía y proteger datos sensibles de la ciudadanía, pero debemos hacer un esfuerzo para no quedarnos atrás. Cuando nos hemos puesto a ello hemos logrado avances.
Los ayuntamientos somos quienes formamos ANIMSA y, como socios, quienes aprobamos los proyectos. Yo creo que es muy positivo para los ayuntamientos y entidades locales de distinto tamaño ese acompañamiento tecnológico que proporciona un ente superior, en este caso ANIMSA. Sin este sistema habría entidades pequeñas que no podrían acceder a determinados servicios. La reutilización de recursos públicos y la unión creo que es positiva.