¿Cómo realizar una buena gestión del buzón de correo electrónico?
Con demasiada frecuencia recibimos el molesto aviso “Su mensaje no se pudo entregar porque el buzón del destinatario está lleno”. Cuando nosotros somos el remitente de un mensaje que no llega, resulta molesto, sobre todo si el mensaje que estamos intentando enviar es importante o urgente. Si somos el destinatario, podemos llegar a perder información importante, o no recibir a tiempo algún aviso urgente. Es necesario, y más en fechas en las que nos ausentamos durante un tiempo de nuestro puesto de trabajo, asegurar que nuestro buzón de correo no esté cerca de rebasar el límite asignado.
¡Pero necesito guardar mis correos!
No todos los correos son imprescindibles, y no todos necesitan guardarse en el buzón de correo electrónico del trabajo.
Por ejemplo, si estamos guardando un mensaje de correo porque contiene un fichero adjunto importante que nos hayan enviado, podemos copiar el adjunto en una carpeta de red, de la que se realice una copia de seguridad, y borrar el mensaje.
Otro caso son los correos de carácter personal que podamos recibir en nuestras cuentas de correo corporativas, estos deberían ser borrados o reenviados a una cuenta de correo personal externa.
Tampoco es eficiente guardar un mensaje de correo sólo para tener la dirección de quien nos lo ha enviado y poder escribirle en un futuro: podemos guardar la dirección de correo y los datos de la persona/empresa en la libreta de direcciones.
Debemos recordar que para aquellos correos que por algún motivo sí necesiten guardarse, existe la opción de “Las carpetas personales” de correo electrónico. Lo ideal es que estas carpetas, gestionadas a través del cliente de correo de uso habitual, se guarden para su copia de seguridad en carpetas personales en red.
Pero si mi bandeja de entrada está casi vacía…
A veces unos pocos mensajes pueden llenar el buzón, si contienen adjuntos de gran tamaño. Aun así, hay que recordar que el tamaño del buzón también tiene en cuenta el resto de carpetas: Elementos Enviados, Elementos Eliminados…
Por lo que es importante:
- Revisar que la carpeta de Elementos Eliminados no contenga ningún elemento.
- Vigilar la carpeta de Elementos Enviados, aplicándole el mismo tratamiento que a la Bandeja de Entrada.
- Comprobar, si nuestro cliente de correo nos lo permite, cómo está distribuida la cantidad de información en las diferentes carpetas y subcarpetas de nuestro buzón de correo. Si utilizamos Outlook, se puede pulsar el botón derecho del ratón sobre el buzón, seleccionar “Propiedades” y en la pestaña General, elegir “Tamaño de la carpeta”. (Estas opciones pueden variar ligeramente de una versión de Outlook a otra). La información que se obtiene es el tamaño global del buzón de correo, incluyendo su desglose por carpeta. Este dato nos permite atacar el problema más eficientemente, puesto que así sabemos qué carpetas están consumiendo la mayor cantidad de datos.
En definitiva, pequeñas acciones y rutinas pueden marcar la diferencia en una buena organización y gestión de nuestro buzón de correo electrónico y finalmente evitar que perdamos información importante y/o que nuestros mensajes no lleguen a tiempo.