Outlook tokiko erakundeek maiz erabiltzen duten tresna da, posta elektronikoko mezuak bidali eta jasotzeko, egutegia kudeatzeko eta lana antolatzeko. Hala ere, batzuetan, espero baino astiroago baldin badoa, frustragarria izan daiteke.

“Outlook ondo ez dabilela” pentsatu baino lehen, garrantzitsua da ulertzea zer den gertatzen ari dena eta zer egin dezakegun bere errendimendua hobetzeko.

Outlook ez da dokumentazioa kudeatzeko tresna bat

Outlook mezu elektronikoak kudeatzeko tresna da. Mezuak kudeatzeko dago pentsatua, ez ordea epe luzera informazio-kopuru handiak gordetzeko.

Bere egituraren baitan artxibo handiak gordetzeko erabiltzen dugunean edo mezu asko artxibatzen ditugunean, geldoago eta pisutsuago ibiltzea eragin dezakegu.

Lehenbiziko froga: Ordenagailuan instalatutako Outlook vs. Nabigatzailean irekitako Outlook (OWA)

Aldaketak egin baino lehen, zerbait erraza frogatu:

• Outlook Web App (OWA) aplikazioaren bidez sartu zure helbide elektronikora, hau da, Interneteko nabigatzailearen bidez esteka honetara sartuta: https://email.animsa.es
• Alderatu itzazu karga-abiadura eta funtzionamendua zure ordenagailuan instalatutako Outlookarekin.

Zergatik nabaritzen dituzu desberdintasunak?

• Outlookek hainbat posta-biltegi izan ditzake konfiguratuta: postontzi nagusia eta datu-artxibo bat edo batzuk (.pst luzapena duten artxiboak) mezu zaharrak aktibatzeko.
• OWAk aldiz, sarrerako postontzira baino ez du sarbidea eta ez ditu datu-artxiboak kargatzen, horregatik azkarragoa izan ohi da.

Datu-artxiboen zeregina (.pst)

Outlooken datu-artxiboak konfiguratuta badituzu, litekeena honako hau da:

• Sare-unitateetan konfiguratuta egotea haien segurtasun-kopia bermatzeko.
• Tamaina handikoak izatea eta mezuak eta eranskinak pilatzea.

Ireki ez arren, Outlookek abiatzean kargatu egin behar ditu eta horrek sareko trafikoa sortzen duenez funtzionamendua moteldu egiten da.

Horregatik gomendatzen dugu mezuak artxibatzea postontzian espazioa egiteko baina ekiditea sarean artxibatutako artxibo horien gainean zuzenean lan egitea.

Errendimendua hobetzeko gomendatutako ekintzak

Outlook astiro doala nabaritzen baduzu, honako urrats hauek jarraitu ditzakezu:

1. Berrikusi zure datu-artxiboak

• Begiratu zenbat .pst artxibo dituzun Outlooken konfiguratuta eta zein den haien tamaina.
• Oso handiak badira geldo ibiltzea eragin dezakete.

2. Jarri harremanetan gure laguntza emateko zerbitzuarekin

Gure lantaldeak honako honetan lagundu zaitzake:

• Datu-artxiborik gabeko posta-profil gehigarri bat sortzen.
• Profil hori konfiguratzen, postontzi nagusiarekin soilik lan egiteko. Horrek egunerokoan Outlook azkarrago ibiltzea ekarriko du.

3. Bi profil erabili, zereginaren arabera

• Profil nagusia (gomendatua): zure postontzia soilik erabili, mezuak azkar bidali, jaso eta antolatzeko.
• Artxibatutako profila: mezu zaharrak kontsultatu edo kudeatu behar dituzunerako.

Profil azkarra irekitzea lehenetsi dezakezu, eta bestea beharrezkoa denean bakarrik erabili.

Doikuntza txiki horiei esker, Outlook arinago ibiliko da eta erosoagoa izango da berarekin lan egitea.

GAKOAK

• Outlook posta-zerbitzu bat da eta ez dokumentazioa kudeatzeko tresna bat.
  

  ---

• Outlook astiro badoa probatu ezazu OWArekin: hobeto badabil arazoa tokiko konfigurazioan dago.
  

  ---

• .pst datu-artxiboek funtzionamendua geldotu dezakete, bereziki handiak badira edo sarean badaude.
  

  ---

• Azkarrago lan egiteko profil optimizatu bat sortzen lagundu zaitzakegu, zure datu-artxiboetara soilik behar duzunean sar zaitezen.
  

  ---