“Posta Microsoft 365era migratuta biltegiratze-ahalmena eta Apple gailuekiko bateragarritasuna handitu ditugu”

ANIMSA Microsoft 365 zerbitzuaren bidezko posta elektronikoa ezartzen hasi da bere bezeroen artean tokiko erakundeentzako zerbitzua hobetzeko. Jon Gondánekin, Zizur Nagusiko alkatearekin, hitz egin dugu berrikuntza horri buruz eta udalerriko eraldaketa digitalari buruz.

Eraldaketa digitalak urteak daramatza administrazio publikoen agendan sartuta. Zer garrantzi du Zizur Nagusiko udalerriaren proiektuan?
XXI. mende honetan mundu mailako eraldaketa digitala bizitzen ari gara arlo guztietan: industrian, merkataritzan, bankan, ETEetan… Pandemia, gainera, digitalizazio horretan aurrera egiteko bultzada izan zen.
Aldaketa-egoera honetan uste dut administrazioek ezin dutela atzean geratu, aldaketarekin bat egin behar dute kudeaketa eta herritarrentzako zerbitzua hobetzeko. Udalari dagokionez gure taldeak 24/7 proposamena aurkeztu zuen eta hori administrazio elektronikoari esker da posible.
Egia da oraindik ere badagoela eten digitala, populazioaren zati batek oraindik ez duela bere burua eroso eta seguru sentitzen teknologia honekin edo zuzenean ez duela teknologia hau erabiltzeko ezagutzarik. Pertsona horiei alternatibak eskaini behar zaizkie, aurrez aurreko arretarekin eta administrazioarekin harremanak izateko beste kanal batzuekin. Pixkanaka-pixkanaka, gizarte gisa, teknologia berriekin ohitzen ari gara eta iritsiko da arrakala digitalik gabeko unea.

Duela gutxi Udalak, ANIMSAren laguntzarekin, Microsoft 365 zerbitzuaren bidezko posta elektronikoa ezarri du. Zer helburu zituen Udalak aldaketa hau abian jartzean?
Migrazioa Microsoft 365era egiteko eragiketa ekainaren erdialdean egin zen, eta, beraz, oso oraintsuko kontua da. Aldaketaren aldeko apustua egitera bultzatu gintuen arrazoi nagusia biltegiratze-ahalmena handitzeko beharra izan zen. Lehen postaren gehieneko edukierara iristen ginen eta mezuak ezabatu behar izaten genituen. Ez zen eraginkorra. Niri neuri behin edo behin gertatu zitzaidan gero behar izan nuen mezuren bat ezabatu nuela. Orain gaitasun ia mugagabea dugu.
Beste helburuetako bat sistema eragile desberdinekiko bateragarritasuna ahalbidetzea izan da, posta elektronikoan bateragarritasun-arazo batzuk antzeman baikenituen, batez ere “sagartxoaren” munduarekin. Microsoft 365 bateragarria da Apple gailuekin eta, beraz, Mac ordenagailuetan nahiz iPhone eta iPad gailuetan funtzionatzen du. Alde horretatik uste dut asko hobetu dugula. Gaur egun posta iPhone eta Mac gailuetatik kontsulta daiteke inolako arazorik gabe.

Honelako proiektuetan kezka gehien sortzen duen alderdietako bat ezarpena da. Nolakoa izan da prozesua?
Uste dut nahiko azkarra izan dela, oso erraza. Aste eta erdian bai langileek bai korporazioak Microsoft 365era migratuta genuen posta elektronikoa. Ezarpena ia hautemanezina izan da, ez baita aldaketa bisuala ere, ordenagailua berrabiaraztea besterik ez baitzuen eskatzen. Gertatu den gorabehera puntualen bat arazorik gabe konpondu da. Oro har migrazioa azkarra eta erraza izan da.

Zer aldaketa ekarri ditu ezarpen honek udal taldeen lan egiteko moduan?
Posta oso ondo dabil, baloratzeko denbora gutxi igaro den arren. Aurrerago Teams eta lineako eta lankidetzako lana ahalbidetzen duten Microsoft 365 zerbitzuaren operatibo guztiak inplementatu nahiko genituzke, eta horrek aldaketa handia ekarriko du funtzionatzeko moduan. Langileak egokitu eta prestatu egin beharko dira, baina uste dut aukera asko ematen dituen aldaketa interesgarria dela. Adibidez pertsona batek baino gehiagok dokumentu bera aldi berean linean landu ahal izango dute.

Teknologiaz haratago honelako proiektuek aldaketa kulturala eragiten dute. Nola egokitzen ari dira udaleko langileak eta herritarrak aldaketa teknologiko honetara eta beste batzuetara?
Administrazio elektronikoak aldaketa handia ekarri du, bai udal teknikari eta politikarientzat, bai herritarrentzat. Duela 11 urte alkate hautatu nindutenean ebazpen guztiak Word dokumentu batean egiten ziren, ostean PDFra pasatzen ziren eta aplikazio baten bidez sinatu egiten zen; osoko bilkurarako deialdiak postaz bidaltzen ziren eta batzuetan spamera iristen ziren… Sedipualb@egoitza elektronikoarekin sinadura elektronikoa, espedienteen izapidetzea, jakinarazpenak eta abar ahalbidetzen dira.
Horrek guztiak aldaketa handia ekarri die plantillari eta korporazioko kideei, eta barne-lana eta udal-funtzionamendua errazten duen sistema berri hau ikasten joan dira. Prestakuntza handia behar da, praktikoa, eta, gauza guztietan bezala, pazientzia. Une honetan Udalean belaunaldien arteko erreleboa gertatzen ari da eta lanean hasten diren langile berriak aro digitalean jaiotakoak dira, teknologiekiko erlazio ona dutenak, eta horrek aldaketa hauek lortzen laguntzen du.
Herritarrei dagokienez administrazio elektronikoak asteko egun guztietan edozein ordutan izapideak egiteko erraztasunak ematen ditu. Orain bizilagunek etxetik, asteburuetan barne, instantzia bat, eskaera bat eta beste izapide batzuk egin ditzakete, bulegoak ireki arte itxaron gabe eta lekuz aldatu beharrik gabe.

Zeintzuk dira Zizur Nagusiko Udalak datozen urteetan planteatzen dituen erronka digitalak?
Administrazio elektronikoa garatzen eta inplementatzen jarraitu nahi dugu, izapide eta hobekuntza berriekin. Halaber, sortzen ari diren premia berrietara egokitzeko aplikazioak eta teknologiak sartzen joan nahi dugu.
Azken urteotan paperaren erabilerak behera egin du, bai barruan, bai kanpoan, eta ildo horretan aurrera egiten jarraitzea espero dugu. Aurten, adibidez, herritarrek izena eman ondoren udal ordainagiriak posta elektronikoz bidaltzeko aukera eman dugu.

Eraldaketa digitaleko prozesu honetan zein da ANIMSA bezalako bazkide teknologiko bat izateak eskaintzen duen balioa?
Enpresetako eta, oro har, gizarteko eraldaketa digitala oso azkarra izaten ari da. Ni batzuetan kritikoa izan naiz ANIMSArekin, tokiko administrazioak, herritarrengandik hurbilen dagoenak, ez zuela abiadura berean aurrera egiten uste nuelako. Egia da administrazioan gertatzen diren aldaketak konplexuak direla, prozedurak bete behar direlako, herritarren eskubideak bermatu behar direlako eta herritarren datu sentikorrak babestu behar direlako, baina ahalegina egin behar dugu atzean ez geratzeko. Horretan hasi garenean aurrerapausoak lortu ditugu.
Udalak gara ANIMSA osatzen dugunak eta, bazkide garen aldetik, proiektuak onartzen ditugunak. Nire ustez erakunde handiago batek, kasu honetan ANIMSAk, eskaintzen duen laguntza teknologiko hau oso positiboa da tamaina guztietako udal eta toki-erakundeentzat. Sistema hau gabe erakunde txiki batzuentzat ezinezkoa litzateke zerbitzu jakin batzuk erabiltzea. Nire ustez baliabide publikoen berrerabilera eta batasuna positiboak dira.