ANIMSA

Nola egin posta elektronikoko postontziaren kudeaketa on bat?

Este sitio web utiliza cookies propias y de terceros para optimizar tu navegación, adaptarse a tus preferencias y realizar labores analíticas. Al continuar navegando aceptas nuestra Política de Cookies.

Maizegi jasotzen dugu abisu gogaikarri hau: “Mezua ezin izan da eman hartzailearen postontzia beteta dagoelako”. Gu bagara iristen ez den mezu baten igorlea, gogaikarria da, bereziki bidali nahi dugun mezua garrantzitsua edo urgentea bada. Hartzailea bagara, informazio garrantzitsua ere gal dezakegu, edo baliteke garaiz ez jasotzea mezu urgenteren bat. Ziurtatu behar dugu gure postontzia ez dagoela bere muga gainditzetik hurbil, are gehiago gure lanpostutik kanpo denbora batez egon behar badugu.

corrio_OKBaina nire mezuak gorde behar ditut!

Mezu guztiak ez dira behar-beharrezkoak, eta den-denak ez dira gorde behar lantokiko posta elektronikoaren postontzian.

Adibidez, gorde nahi badugu mezu elektroniko bat garrantzi handiko fitxategi bat erantsita daukalako, fitxategi erantsiaren kopia bat egin dezakegu sareko karpeta batean (eta haren segurtasun-kopia bat egin), eta mezua ezabatu.

Beste kasu bat dira posta-kontu korporatiboetan jasotzen ditugun mezu pertsonalak; horiek ezabatu beharko lirateke, edo birbidali kanpoko kontu pertsonal batera.

Ez da eraginkorra, bestalde, mezu elektroniko bat gordetzea igorlearen helbidea eskuragarri izateko etorkizunean erabiltzeari begira: helbide-liburuan gorde ditzakegu pertsonaren/enpresaren helbidea eta datuak.
Eta benetan gorde behar diren mezuetarako, gogorarazi behar dugu helbide elektronikoaren “karpeta pertsonalak” daudela horretarako. Onena da karpeta horiek, zeinak ohiko erabilerako posta-bezeroaren bitartez kudeatzen baitira, sareko karpeta pertsonaletan gordetzea segurtasun-kopia gisa.

Baina nire sarrerako ontzia ia hutsik dago…

Batzuetan, mezu gutxi batzuek ontzia bete dezakete, tamaina handiko fitxategiak badituzte. Halere, gogoratu behar da postontziaren tamainak gainerako karpetak ere hartzen dituela kontuan: Bidalitako elementuak, ezabatutako elementuak…

Hortaz, garrantzitsua da:

  • Ezabatutako elementuetan ezer ez egotea.
  • Bidalitako elementuen karpeta zaintzea, eta sarrerako ontziari ematen diogun tratamendu berbera ematea hari.
  • Egiaztatzea, gure posta-bezeroak halako aukera ematen badigu, nola dagoen banatuta informazioa gure postontziaren karpetetan eta azpikarpetetan. Horretarako, Outlook erabiltzen badugu, saguaren eskuineko botoia saka daiteke postontziaren gainean, gero “Propietateak” hautatu, eta, erlaitz orokorrean, “Karpetaren tamaina” hautatu (aukera horiek zertxobait desberdinak izan daitezke Outlook bertsioaren arabera). Lortzen den informazioa postontziaren tamaina globala da, karpeta bakoitza zehaztuta. Datu horri esker, arazoa modu eraginkorragoan konpontzeko aukera izanen dugu, horrela jakinen baitugu zer karpeta ari den kontsumitzen datu gehien.

Azken batean, ekintza eta errutina txiki batzuk oso eraginkorrak izan daitezke gure posta elektronikoko postontzia ongi antolatu eta kudeatzeko, eta, horrela, saihestu eginen dugu informazio garrantzitsua galtzea eta/edo gure mezuak garaiz ez iristea.