ANIMSA

La “Solicitud de Subvención” a través de Internet, nuevo impulso de la “Administración Electrónica” del Ayuntamiento de Pamplona

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ANIMSA ha diseñado una solución informática que permite a Entidades Jurídicas ( asociaciones, clubes deportivos…) relacionarse electrónicamente con el Ayuntamiento de Pamplona en cuestiones relativas a convocatorias de subvenciones municipales.

La solución está compuesta por:

  1. Un trámite Web que ayuda a las Entidades a cumplimentar una solicitud de subvención, al amparo de alguna convocatoria de concurrencia competitiva con plazo abierto para su presentación. En este trámite ha estado muy presente el principio de simplificación administrativa.
  2. Un programa informático para que el personal municipal, tras revisar las solicitudes, pueda enviar por medios electrónicos, requerimientos de subsanación de errores a las Entidades y que estas reciban una alerta SMS o email.
  3. Un trámite Web para que las Entidades respondan a los requerimientos mencionados.
  4. Unos mecanismos automáticos que incorporan, en los expedientes electrónicos municipales, tanto las solicitudes como las respuestas a los requerimientos, sin necesidad de que intervenga personal municipal.

Los trámites Web residen en la sede electrónica municipal en www.pamplona.es y para su uso es obligatorio usar un certificado digital de persona física. El programa informático para el envío de requerimientos reside en la aplicación “Gestión de Expedientes” y el depósito de los mismos se hace en las “Carpetas ciudadanas” de las personas solicitantes ubicadas también en la sede electrónica municipal.

Este sistema se implantó en el primer trimestre de 2019 y ha afectado a 16 convocatorias municipales. Con las 349 solicitudes recibidas y los 37 requerimientos realizados electrónicamente se estima que ha habido un ahorro de cargas administrativas de unos 50.000€ respecto a si se hubiesen hecho por canales convencionales.

Por otra parte, es posible que esta experiencia suponga para las Entidades Jurídicas un incentivo para utilizar medios electrónicos para comunicarse con el Ayuntamiento; aparte del ahorro económico les aporta una mayor accesibilidad ya que está disponible las 24 horas del día durante todos los días del año.

Las principales claves para que el proyecto haya podido llevarse a cabo son:

  • El impulso desde la Asesoría Jurídica Municipal.
  • La existencia de modelos de convocatoria en el Ayuntamiento y el uso extendido del Gestor de expedientes.
  • La existencia de la sede electrónica municipal.
  • La organización y desarrollo de jornadas divulgativas dirigidas a las Entidades.
  • El seguimiento y apoyo continuo a las Entidades, por parte de personal técnico de Animsa y del servicio 010, en el uso de los trámites Web.

Para terminar de “cerrar el círculo” en el último trimestre de este año 2019 se prevé implantar otro trámite Web, el de la presentación telemática de justificaciones de subvenciones percibidas